Störungsmanagement
Autor: Michael Mauerhoff
02.10.2025
Störungen in der Produktion sind ein entscheidender Risikofaktor für die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen. Jede Minute, in der Maschinen stillstehen oder es zu einer Unterbrechung von Prozessen kommt, verursacht Kosten, gefährdet Liefertermine und beeinträchtigt die Kundenzufriedenheit. Daher ist ein strukturiertes Störungsmanagement unverzichtbar, um Ausfälle schnell zu erkennen, gezielt zu beheben und langfristig zu vermeiden. Unternehmen profitieren dabei nicht nur von reibungsloseren Abläufen, sondern auch von höherer Planungssicherheit und einer deutlichen Reduzierung von Folgekosten.
Störungsmanagement: Definition
Beim Störungsmanagement handelt es sich um die Bearbeitung von internen und externen Störungen. Es geht darum, Störungen in der Produktion zu erfassen, zu bewerten, effektiv zu beheben und zukünftige Probleme zu vermeiden. Das Störungsmanagement umfasst nicht nur die Reaktion auf akute Vorfälle, sondern auch die Prävention, um Störungen und somit Stillstandszeiten zu vermeiden.
Das Strömungsmanagement bezieht sich meist auf technische Prozesse, Produktionsanlagen oder Betriebe. Nicht zu verwechseln mit dem Incident Management. Dieses betrifft in der Regel IT-Anwendungen.
Häufige Ursachen für Störungen in der Produktion
Störungen entstehen in der Regel unerwartet. Zu den häufigsten Störungen zählen technische Defekte, wie Maschinenausfälle oder Anlagen, sowie organisatorische Schwächen, wie beispielsweise falsche oder unzureichende Kommunikation. Auch IT- oder Netzwerkausfälle und Personelle Engpässe können zu Störungen führen. Zudem gibt es externe Faktoren wie beispielsweise Lieferverzögerungen oder Materialengpässe. Die Störungsursachen sollten analysiert werden, um proaktiv agieren zu können. Daher sollten Unternehmen ihre Prozesse regelmäßig überprüfen und eine Strategie zum Umgang mit Störungen entwickeln.
Störungsmanagement-Strategien zur Vermeidung von Störungen
Ein Kernelement einer Strategie für erfolgreiches Störungsmanagement ist ein definierter Eskalationsplan bzw. Reaktionsplan, der festlegt, welche Schritte wann und von wem übernommen werden. Eine schnelle und klare Kommunikation ist hierbei entscheidend. Die folgenden fünf Schritte können beispielsweise in diesem Eskalationsplan festgehalten werden.
Identifikation
Zunächst geht es darum die Störung zu identifizieren. Diese kann durch interne oder externe Faktoren verursacht werden. Bei der Identifikation einer Störung sollten Informationen wie Name (oder ID-Nummer), Beschreibung, Datum und zuständige Person erfasst werden. Diese Informationen können im späteren Verlauf hilfreich sein.
Kategorisierung
Nach dem die Identifizierung abgeschlossen ist, geht es darum, die Störung zu kategorisieren. Dies hilft bei der Zuweisung der Störung an das entsprechende Team. Bei der Kategorisierung sollte die Störung kurz zusammenfassen und, wenn möglich ein Schlagwort enthalten. Handelt es sich beispielsweise um einen Software-Fehler, kann es mit „Entwicklung“ kategorisiert werden. Dadurch wird das zuständige Team schneller ermittelt. Es gibt keine allgemeinen Regeln für die Kategorien. Diese sollten intern festgelegt werden.
Priorisierung
Nach der Identifikation und Kategorisierung folgt die Priorisierung. Die Störung kann nun priorisiert werden. Sofern bereits andere Störungen vorliegen, sollten diese in die Bewertung einfließen. Hierfür müssen die Auswirkungen der einzelnen Störungen abgewogen werden.
Reaktion
Nun kann auf die Störung reagiert werden. Dafür muss diese zunächst analysiert werden, um mit einer Lösung zu beginnen. In den meisten Fällen gibt es eine Lösung für eine Störung. Falls nicht, sollte das Problem an einen entsprechenden Abteilungsleiter oder extern weitergegeben werden. Sobald die Analyse der Störung abgeschlossen ist, kann eine Aufgabe in den Reaktionsplan delegiert werden.
Abschluss
Der letzte Schritt ist die Störungsprotokollierung. In diesem Protokoll werden die Ergebnisse der Reaktion auf das Problem festgehalten. Alle Informationen aus den vorherigen Schritten sollten hier zu finden sein. Die Dokumentation sollte an einem Ort abgespeichert werden, auf den alle relevanten Personen zugreifen können. Im Dokument sollte auch festgehalten werden, ob die ergriffenen Maßnahmen die gewünschten Ergebnisse lieferten.
Beispiele für Störungen in der Produktion
- Gasaustritt: In einem Produktionswerk tritt ein Gasleck auf. Durch ein erfolgreiches Störungsmanagement und einer führzeitige Alarmierung werden die Mitarbeiter geschützt.
- Maschinenstillstand: Eine Maschine in der Produktion fällt unerwartet aus. Ohne ein definiertes Störungsmanagement bricht Chaos aus.
- Defekte Pumpe: Ein Mitarbeiter entdeckt eine kleine Leckage. Er meldet dies dem Instandhalter. Dieser ist jedoch beschäftigt und notiert es sich nicht. Kurze Zeit später vergisst er die Störungsmeldung und das Problem wird größer. Durch ein strukturiertes Störungsmanagement kann dies verhindert werden, beispielsweise durch die Störungsmeldung der Leckage in einer Software.
Ziele des Störungsmanagements
Ein professionelles Störungsmanagement geht über die reine Störungsbehebung hinaus und bringt zahlreiche Vorteile mit sich:
- Verkürzte Reaktionszeiten: Durch klare Prozesse und definierte Eskalationsstufen können Störungen schneller behoben werden.
- Höhere Anlagenverfügbarkeit: Eine systematische Vorgehensweise reduziert Stillstandszeiten und steigert die Produktivität, da Störungen effizient behoben werden können.
- Kostenkontrolle: Frühzeitige Eingriffe verhindern hohe Folgekosten durch längere Ausfälle oder ungeplante Ersatzinvestitionen.
- Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Jede Störung wird dokumentiert und ausgewertet, wodurch langfristige Verbesserungen möglich werden.
- Nachhaltige Prozessoptimierung: Die Analyse wiederkehrender Probleme liefert wertvolle Hinweise zur Anpassung von Produktions- und Entwicklungsprozessen.
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Ein häufiges Problem im Störungsmanagement ist die Nichtverfügbarkeit von Ersatzteilen, die Produktionsstillstände erheblich verlängern kann. Hier setzt SPAREPARTSNOW an: Die Plattform bietet über drei Millionen Ersatzteile, oft bis zu 50 % günstiger, und stellt diese zeitnah zur Verfügung. Durch das große Partnernetzwerk können auch abgekündigte oder schwer beschaffbare Teile von Marken wie BOSCH Rexroth, ABB, SKF, FESTO oder FANUC organisiert werden. So lassen sich Ausfallzeiten effektiv minimieren und Versorgungsengpässe verhindern. Unternehmen gewinnen damit nicht nur an Flexibilität, sondern erzielen auch signifikante Kosteneinsparungen und erhöhen die Ausfallsicherheit ihrer Produktion.
FAQs zum Thema Störungsmanagement
Was versteht man unter Störungsmanagement?
Störungsmanagement bezeichnet die strukturierte Erfassung, Bewertung und Behebung von internen und externen Störungen in der Produktion. Es umfasst nicht nur die Reaktion auf akute Vorfälle, sondern auch präventive Maßnahmen, um zukünftige Stillstandszeiten zu vermeiden.
Welche Ursachen haben Störungen in der Produktion?
Häufige Ursachen sind technische Defekte wie Maschinenausfälle, organisatorische Schwächen wie unklare Kommunikation, IT- und Netzwerkausfälle oder personelle Engpässe. Auch externe Faktoren wie Lieferverzögerungen oder Materialknappheit können Störungen auslösen.
Welche Ziele verfolgt ein professionelles Störungsmanagement?
Die wichtigsten Ziele sind die Verkürzung von Reaktionszeiten, die Erhöhung der Anlagenverfügbarkeit, die Kontrolle von Kosten sowie die Transparenz durch lückenlose Dokumentation. Zudem unterstützt es eine nachhaltige Prozessoptimierung, indem wiederkehrende Probleme analysiert und langfristige Lösungen entwickelt werden.
Michael Mauerhoff
leitet das Marketing bei SPAREPARTSNOW – der digitalen Plattform für Maschinenersatzteile.
Mit einem ausgeprägten Interesse an Maschinenbau, Industrie 4.0 und digitalem Vertrieb entwickelt er Strategien, die klassische Prozesse mit modernen Technologien verbinden. In seinen Beiträgen beleuchtet er aktuelle Trends im industriellen Einkauf, zeigt praxisnahe Lösungen für die digitale Ersatzteilbeschaffung auf und wirft einen Blick hinter die Kulissen von SPAREPARTSNOW. Sein Ziel: Den Einkauf in der Industrie einfacher, schneller und wirtschaftlicher zu machen.
Bild-Quellen:
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